Pandemiebedingte Anpassungen der Aufsichtsgremientätigkeit

Die Pan­de­mie beein­flusst zwangs­läu­fig auch die Auf­sichts­gre­mi­en­tä­tig­keit inner­halb des Unter­neh­mens. Wie in nahe­zu allen Lebens­be­rei­chen sind Anpas­sun­gen zum bis­her gewohn­ten Ver­fah­rens­gang not­wen­dig. Nur dies sichert die Hand­lungs­fä­hig­keit des Gre­mi­ums und damit gleich­zei­tig die pflicht­ge­mä­ße und haf­tungs­ent­las­ten­de Aus­übung des Mandats.

Jedes Mit­glied eines Auf­sichts­gre­mi­ums ist daher ange­hal­ten, sich über die ent­spre­chen­den Mög­lich­kei­ten und ggf. auch Not­wen­dig­kei­ten zu informieren.

Aus­gangs­punkt ist, dass Auf­sichts­gre­mi­en, wie der Auf­sichts­rat, in Sit­zun­gen bera­ten und durch Beschluss ent­schei­den. Das Gesetz geht von Prä­senz­sit­zun­gen aus. Aus­nahms­wei­se gestat­tet sind schrift­li­che, fern­münd­li­che oder ver­gleich­ba­re For­men der Beschluss­fas­sung, wenn und soweit dem nicht wider­spro­chen wird. Unge­ach­tet eines Wider­spruchs kön­nen die Sat­zung und/oder die Geschäfts­ord­nung des Auf­sichts­gre­mi­ums dies gestat­ten und hier­zu nähe­res bestim­men. Dies ermög­lich­te auch bis­lang den schrift­li­chen Umlauf­be­schluss (in der Regel für Eil­ent­schei­dun­gen genutzt),  Tele­fon­kon­fe­ren­zen und Sit­zun­gen sowie Abstim­mun­gen per Online­mee­ting. Selbst eine kom­bi­nier­te Beschluss­fas­sung aus den ver­schie­de­nen Ver­fah­rens­ar­ten wird dem Grun­de nach für zuläs­sig ange­se­hen, wobei die Ein­zel­hei­ten strit­tig sind. Jeden­falls dür­fen nach den Emp­feh­lun­gen des Deut­schen Cor­po­ra­te Gover­nan­ce Kodex die­se Alter­na­tiv­for­men zur Prä­senz­sit­zung nor­ma­ler­wei­se nicht der Regel­fall sein. Was bedeu­tet dies in Zei­ten der Pandemie?

Der Gesetz­ge­ber hat mit dem Gesetz über Maß­nah­men im Gesellschafts‑, Genossenschafts‑, Vereins‑, Stif­tungs- und Woh­nungs­ei­gen­tums­recht zur Bekämp­fung der Aus­wir­kun­gen der COVID-19-Pan­de­mie (COVMG) zunächst Hand­lungs­be­darf für Gre­mi­en­sit­zun­gen erkannt und eini­ge Son­der­re­ge­lun­gen geschaf­fen. Die­se gel­ten bis 31.12.2021. Fokus­siert wird jedoch dort ledig­lich die Haupt- bzw. Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung. Für Sit­zun­gen und Beschluss­fas­sun­gen von Auf­sichts­gre­mi­en gibt es ledig­lich eine ein­zi­ge Aus­nah­me­be­stim­mung für die Ertei­lung der Zustim­mung zu den nach COVMG vom Vor­stand zu tref­fen­den Ent­schei­dun­gen. Für die „nor­ma­le“ Sit­zungs­tä­tig­keit fin­den sich kei­ne Bestim­mun­gen. Hier­zu sind die lan­des­spe­zi­fi­schen Coro­na-Schutz-Ver­ord­nun­gen zu befra­gen. Die Säch­si­sche Coro­na-Schutz-Ver­ord­nung (Stand 05.03.2021) nimmt  not­wen­di­ge Gre­mi­en­sit­zun­gen juris­ti­scher Per­so­nen des öffent­li­chen und pri­va­ten Rechts von den Kon­takt- und Aus­gangs­be­schrän­kun­gen aus, so dass ledig­lich die all­ge­mei­nen Schutz­pflich­ten (Tra­gen eines Mund-Nasen-Schut­zes, Abstands­re­ge­lun­gen) ein­zu­hal­ten sind. Das bedeu­tet, dass die­se Sit­zun­gen in der Regel­form der Prä­senz­sit­zung statt­fin­den kön­nen. Unter not­wen­di­gen Gre­mi­en­sit­zun­gen wird man Bera­tun­gen und Ent­schei­dun­gen zu unauf­schieb­ba­ren und für die Gesell­schaft wesent­li­chen Tages­ord­nungs­punk­ten ver­ste­hen. Auch dies ist im jewei­li­gen Ein­zel­fall zu beur­tei­len. Das führt zur Umkehr des Regel-Aus­nah­me-Ver­hält­nis­ses von Prä­senz­sit­zung und alter­na­ti­ven For­men. Hier­für soll­ten zum einen kla­re Rechts­grund­la­gen geschaf­fen wer­den, zum ande­ren die not­wen­di­gen tat­säch­li­chen Vor­aus­set­zun­gen, z.B. tech­ni­sche Aus­stat­tung, sicher­ge­stellt werden.

Unter­neh­men sind daher gut bera­ten, sich aus­ge­hend von der der­zei­ti­gen Son­der­si­tua­ti­on auch für die Zukunft im Hin­blick auf alter­na­ti­ve Sit­zungs­for­men zu wapp­nen. Die durch die Pan­de­mie aus­ge­lös­ten Impul­se soll­ten dies­be­züg­lich posi­tiv für die Zukunft genutzt wer­den. So kann das Gre­mi­um kon­ti­nu­ier­lich und zeit­ge­mäß hand­lungs­fä­hig  blei­ben. Als Alter­na­ti­ve einer kon­kre­ten Sat­zungs­re­ge­lung emp­fiehlt sich eine blo­ße Öff­nungs­klau­sel, die dazu ermäch­tigt, in der Geschäfts­ord­nung des Gre­mi­ums die nähe­ren Ein­zel­hei­ten zu regeln. Hier­durch sind Ände­run­gen bzw. fle­xi­ble Reak­tio­nen auf situa­ti­ons­be­ding­te Anpas­sun­gen leich­ter mög­lich, da hier­für kei­ne der Sat­zungs­än­de­rung ver­gleich­ba­ren beson­de­ren Mehr­heits- oder Form­erfor­der­nis­se ein­ge­hal­ten wer­den müssen.

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