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von Kristian Glowe
Doch wie es oft mit Vorhaben fürs neue Jahr ist, bleiben Sie meist gut formulierte Vorsätze und werden selten umgesetzt. Warum eigentlich? Ausreden, andere Prioritäten und der oft zitierte „innere Schweinehund“ halten uns zurück.
Hier haben wir juristische Antworten, bei denen selbst Ihrem „inneren Schweinehund“ die Argumente ausgehen und Sie vor Rechtsstreitigkeiten und Kosten geschützt sind.
Das weiß bei uns doch jeder…
Auch wenn die Mitarbeiter es wissen können oder tatsächlich wissen, gilt:
Urlaub verfällt seit den Urteilen des BAG ab 2019 und der vorherigen Rechtsprechung des EuGH nur noch, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf hingewiesen wurden. Dies gilt erstmal für den gesetzlichen Mindesturlaub, aber auch für Mehrurlaub aus dem Arbeitsvertrag oder anderen Regelungen, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.
Neben dem ausdrücklichen Hinweis auf die Verfallswirkung müssen die Mitarbeitenden über den Ihnen zustehenden Urlaub informiert und zur rechtzeitigen Inanspruchnahme des Urlaubs aufgefordert werden.
Achtung: Gelten bei Ihnen vom Bundesurlaubsgesetz abweichende Regelungen für den Zusatzurlaub (z.B. kürzere Übertragungsfristen) oder besondere Regelungen für den Gesamturlaub (z.B. feste Zeitpunkte, bis zu denen der Urlaub beantragt sein muss), sollten Sie diese ergänzen.
Leider nein, das BAG fordert eine individuelle Information des oder der jeweiligen Beschäftigten. Allgemeine Mitteilungen reichen nicht aus.
Die Mitteilung sollte zudem nachweisbar zugehen, also zum Beispiel (gut lesbar!) auf Mitteilungen oder Lohnbescheinigungen auftauchen oder der Erhalt der Mitteilung abgezeichnet bzw. bestätigt werden.
Hier gilt leider: Alle Jahre wieder. Nach der Rechtsprechung des EuGH und BAG müssen Sie jedes Jahr neu unterrichten. Die Unterrichtung aus dem letzten Jahr hilft leider nichts mehr.
Das BAG sieht das leider anders: Der Hinweis muss erteilt werden, wenn der Urlaub entsteht. Das ist am 1. Januar des Jahres. Erfreulicherweise muss die Unterrichtung aber nur „unverzüglich“ erfolgen. Nach Ansicht des BAG hat das Unternehmen hierfür eine Woche Zeit.
Spätestens am 9. Januar 2024 müssen Sie Ihre Arbeitnehmer also unterrichtet haben, um alles richtig zu machen.
Zwar können sie Ihre Mitarbeitenden nicht verklagen, wenn Sie verspätet, oder gar nicht unterrichten, aber nach dem 9. Januar 2024 können bei Mitarbeitenden, die Langzeitkrank werden, jeder zusätzliche Tag ggf. nicht mehr verfallen. Dieses Zögern kann Sie also viel Geld kosten.
Ein weiterer Hinweis rechtzeitig vor Jahresende ist sinnvoll, aber nicht zwingend erforderlich.
Scheinbar nicht, denn bei den vom BAG entschiedenen Fällen geht es regelmäßig um 100 oder mehr nicht genommene Urlaubstage die nach Ende des Arbeitsverhältnisses noch abgegolten werden sollen. Das sind also schnell fünf oder sechs Bruttomonatsgehälter.
Und auch der „verspätete Hinweis“ kann teuer werden: Sind Mitarbeiter dauererkrankt, verfällt der Urlaub zwar für „volle Fehljahre“ wie bisher nach 15 Monaten zum 31. März des übernächsten Jahres. Der Urlaub aus dem ersten anteiligen Fehljahr besteht aber ggf. in voller Höhe. Ein Jahresurlaub steht also mindestens „im Feuer“.
Leider nein, Urlaub verjährt zwar regelmäßig nach drei Jahren, nach Rechtsprechung des EuGH und BAG aber auch nur, wenn der jeweilige Mitarbeitende unterrichtet wurde.
Es hilft also alles nichts: Das Schreiben zum Urlaubsverfall muss erstellt und der Zugang nachweisbar gestaltet werden.
Was auch immer der „innere Schweinehund“ für Argumente hat, juristisch haben Sie jetzt die besseren.
