Whistleblowing – Hinweisgebersystem durch Anwälte von Battke Grünberg
Sie möchten für Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde ein Hinweisgebersystem einrichten? Gern unterstützen wir Sie sowohl bei der Einrichtung als auch beim Betrieb dieser internen Meldestelle.
Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems
Am 9. Mai 2023 konnten die Vertreter und Vertreterinnen von Bundestag und Bundesrat eine Einigung im Vermittlungsausschuss zum Inhalt des Hinweisgeberschutzgesetzes erzielen. Am 11. Mai 2023 stimmte der Bundestag dem Vorschlag des Vermittlungsausschusses zu. Auch der Bundesrat hat anschließend seine Zustimmung gegeben. Aktuelle Informationen zum Gesetz finden Sie hier.
Damit sind neben öffentlichen Institutionen auch Unternehmen der Privatwirtschaft mit mehr als 50 Mitarbeitern verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten. Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern wird nach dem Gesetz eine Übergangsfrist gewährt. Verstöße gegen die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems sind nach dem HinSchG bußgeldbewehrt. Alle wesentlichen Fakten zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie am Ende dieser Seite in einem FAQ.
Battke Grünberg bietet an, die Aufgaben einer internen Meldestelle für Ihre Behörde oder Ihr Unternehmen zu übernehmen. Gemeinsam mit Ihnen richten wir das Hinweisgebersystem ein, d.h. wir implementieren die individuell passenden Hinweisgeberkanäle. Wir übernehmen unter Beachtung aller Vorgaben des HinSchG den Kontakt mit den Hinweisgebern sowie die Prüfung und Bearbeitung der eingehenden Hinweise.
Vorteile eines Battke Grünberg - Hinweisgebersystems
- Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen durch Externe erhöht das Vertrauen in Verschwiegenheit und Sicherheit des Systems.
- Die Bearbeitung der Hinweise erfolgt mit der umfassenden rechtlichen Expertise unserer Berufsträger.
- Wir bewerten und filtern die Hinweise bereits rechtlich (Verringerung des Haftungsrisikos).
- Sie schonen Ihre internen personellen Ressourcen.
- Wir generieren Entscheidungsgrundlagen für entsprechende Folgemaßnahmen.
- Wir beachten und sichern verfahrenstechnische sowie datenschutzrechtliche Vorgaben beim Betrieb der Meldestelle.
- Wir halten die gesetzlichen Fristen ein.
Ein Hinweisgebersystem - Mehrere Lösungsmöglichkeiten
Alternativ oder auch ergänzend zu einem webbasierten Hinweisgebersystem, kann eine sogenannte Ombudsperson installiert werden. Die Ombudsperson kann persönlich ins Vertrauen gezogen werden und ist über herkömmliche Informationskanäle, wie Telefon, Post und Email erreichbar.
Um das Hinweisgebersystem so sicher und einfach wie möglich zu gestalten, empfehlen wir den Betrieb der Meldestelle auf Grundlage einer webbasierten Softwareplattform. Diese betreuen wir für Sie. Hinweisgeber und Hinweisgebersystem kommunizieren dabei sicher über transportverschlüsselte Verbindungen. Die Plattform erfüllt höchste Sicherheitsansprüche und ist u.a. nach ISO 27001 zertifiziert. Dies professionalisiert nicht nur die Kontaktmöglichkeiten mit dem Hinweisgeber, sondern insbesondere die Verwaltung und Bearbeitung der Hinweise. Das schafft Prozesssicherheit u.a. bei der Beachtung von gesetzlichen Fristen und fördert das Vertrauen seitens der Hinweisgebern in ein internes Hinweisgebersystem. Dadurch kann der Abfluss von wertvollen Geschäftsgeheimnissen verhindert werden, das Unternehmen erhält Gelegenheit, Missstände frühzeitig abzustellen.
In der Premium-Variante werden die verfügbaren Meldekanäle miteinander vereint. Dies gewährleistet die optimale Erreichbarkeit und Funktionalität der internen Meldestelle. Darüber hinaus kümmern wir uns um die ggf. erforderliche Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat. Wir bieten Ihnen ein System, das auf Compliance ausgelegt ist, höchste Datenschutzanforderungen erfüllt und Whistleblowing-Gesetzeskonformität gewährleistet.
Welche Lösung für Ihr Unternehmen passend ist, ermitteln wir gemeinsam anhand einer Analyse von Vorstellungen, Wünschen und Gegebenheiten.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Sie haben bereits ein Hinweisgebersystem?
In einer Gap-Analyse untersuchen wir Ihr etabliertes Systems dahingehend, ob die gesetzlichen Anforderungen des HinSchG eingehalten werden. Wenn wir Fehler bzw. Lücken finden, werden wir diese aufzeigen und eine Empfehlung zur Korrektur aussprechen. Die Prüfung durch einen Rechtsanwalt gibt Ihnen die Sicherheit, dass der eingerichtete Prozess grundsätzlich stimmt und kein Bußgeld zu erwarten ist.
FAQ zum Hinweisgeberschutzgesetz - Alles Wichtige auf einen Blick
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die nationale Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union (Richtlinie (EU) 2019/1937), die bereits bis 17. Dezember 2021 hätte in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Durch die Richtlinie soll erstmals ein gemeinsamer Mindeststandard innerhalb der EU für den Schutz von Hinweisgebern (sog. „Whistleblower“) geschaffen werden. Das Hinweisgeberschutzgesetz setzt die Richtlinie konsequent um und geht an einigen Punkten sogar über die Vorgaben der Richtlinien hinaus. Das Gesetz sieht zum einen vor, dass Hinweisgeber eine klar reglementierte Möglichkeit zur Meldung von Missständen erhalten sollen. Dies soll durch die Einrichtung von internen und externen Meldestellen umgesetzt werden. Zum anderen sollen Hinweisgeber vor Benachteiligungen geschützt werden. Hierzu hat der Gesetzgeber ein ausdrückliches Verbot von Repressalien und eine Beweislastumkehr im Gesetz verankert.
Das Gesetz wurde am 2. Juni 2023 verkündet und tritt weitestgehend am 2. Juli 2023 in Kraft. Für Unternehmen des privaten Rechts mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht das Gesetz aber eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor.
Maßgebliches Kriterium für das Bestehen einer Einrichtungspflicht ist die Arbeitnehmeranzahl oder der Tätigkeitsbereich eines Unternehmens. Natürliche und juristische Personen des privaten Rechts, die 50 oder mehr Beschäftigte haben, sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Gleiches gilt für Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern. Unabhängig von diesen Schwellenwerten ist ein Unternehmen zur Einrichtung verpflichtet, wenn es in einem besonders störanfälligen Bereich des Finanzwesens und der Kapitalmärkte tätig ist. Für Unternehmen des privaten Rechts mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht der Gesetzesentwurf allerdings eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor. Zudem haben Unternehmen in dieser Größenordnung die Möglichkeit, eine gemeinsame Meldestelle einzurichten.
Diese Frage ist zwischen dem europäischen und deutschen Gesetzgeber umstritten. Die europäische Kommission hat in mehreren Stellungnahmen klargestellt, dass jede einzelne Konzerngesellschaft verpflichtet sei, eine eigene Meldestelle einzurichten. Ein Konzernprivileg ergebe sich nicht aus der Richtlinie und sei auch nicht gewollt. Der Rückgriff auf das zentrale Hinweisgebersystem der Muttergesellschaft scheide aus. Der deutsche Gesetzgeber hat sich dem widersetzt. In der Gesetzesbegründung zum Hinweisgeberschutzgesetz steht ausdrücklich, dass auch konzernweite Meldestellen zulässig sein sollen und die Einrichtungspflicht erfüllen.
Eine Meldestelle soll die Anlaufstelle für Hinweisgeber sein, bei der er Missstände melden kann. Der interne Meldekanal muss so sicher konzipiert sein, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewährleistet wird. Eine Pflicht zur Öffnung des Meldekanals auch für anonym abgegebene Hinweise besteht nicht. Allerdings sollen diese Hinweise nach der Vorstellung des Gesetzgebers dennoch bearbeitet werden.
Die Meldestelle muss mindestens Beschäftigten und Leiharbeitnehmern offen stehen. Nicht nur Verstöße gegen das Unionsrecht (wie es die Richtlinie vorsieht), sondern auch Verstöße, die straf- und bußgeldbewährt sind, sollen bei der Meldestelle gemeldet werden können. Der Gesetzgeber hat hierzu einen detaillierten Katalog im Gesetz integriert, der für den Laien nicht leicht zu durchschauen ist. Dem Unternehmen steht es frei, den Anwendungsbereich der Meldestelle in persönlicher und sachlicher Hinsicht über die gesetzlichen Vorgaben hinaus zu erweitern.
Die Nichteinrichtung interner Hinweisgeberstellen wird mit einem Bußgeld von bis zu EUR 20.000 sanktioniert. Sofern ein Hinweisgeber Repressalien erleidet, Whistleblower-Meldungen behindert werden oder die Vertraulichkeit einer Meldung verletzt wird, kann sogar ein Bußgeld von bis zu 50.000 EUR gegen natürliche Personen und bis zu 1 Mio. EUR gegen das Unternehmen verhängt werden.
Von der internen Meldestelle zum umfassenden Compliance-Management-System
Die Einrichtung einer internen Meldestelle ist nur ein Baustein im Gesamtgefüge eines anforderungsgerechten Compliance-Management-Systems (CMS) ist. Wir beraten Sie gern umfassend zu allen für Sie relevanten Compliance-Themen, um Schutz, Integrität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens bestmöglich zu gewährleisten. Einen Überblick unserer Leistungen finden Sie hier und im Produktblatt Compliance.