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Das Homeoffice bringt neue Erfahrungen. Sie sind trotz der Vielfalt der Branchen erstaunlich ähnlich.
In Rekordzeit werden in der Corona-Krise Arbeitsplätze im Homeoffice eingerichtet der Verkaufsschlager des Jahres.
Die CoronaArbeitsschutzverordnung des Bundesarbeitsministeriums mit Geltung vom 27. Januar 2021 bis 30. April 2021 verlangt, dass alle Arbeitgeber prüfen, an welchen Arbeitsplätzen vollständiges oder teilweises mobiles Arbeiten möglich ist. Den Mitarbeitern ist die Arbeit von zuhause aus anzubieten. Sie können dies nur dann unterlassen bzw. das Verlangen des Beschäftigten auf Arbeit im Homeoffice nur dann ablehnen, wenn »zwingende betriebsbedingte Gründe« vorliegen, z.B. wenn die erforderliche Hardware wie Laptops (noch) nicht bereitstehen, die Mitnahme von Unterlagen nach Hause nicht möglich ist oder auf die Firmensoftware mit dem Privatrechner nicht zugegriffen werden kann (fehlendes Netz beim Beschäftigten, zu große Datenmengen, Sicherheits aspekte). Der Arbeitgeber muss nach § 22 Abs. 1 ArbSchG auf Verlangen der zuständigen Behörde die betrieblichen Gründe dafür belegen, dass die Homeoffice-Maßnahme nicht umgesetzt werden kann. Daher sollte sowohl das Angebot als auch dessen Ablehnung durch den Arbeitnehmer dokumentiert werden.
Während für diesen Corona-Zeitraum eine schlanke Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder eine kurze Betriebs bzw. Dienstvereinbarung mit der Personalvertretung helfen konnte, um schnell den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, stellt sich nun die Frage: Was ist zu beachten, wenn Sie die mobile Arbeit fortsetzen wollen?
Anspruch auf Homeoffice?
Jenseits der CoronaRegelung haben Mitarbeiter (bisher) keinen Anspruch auf Homeoffice, der Arbeitgeber bewilligt dies unter Berücksichtigung betrieblicher Erfordernisse, der technischen Voraussetzung und der persönlichen Voraussetzung des Mitarbeiters. Daher gilt es in der Vereinbarung zu regeln, wer wann und mit welcher Frist über den HomeofficeWunsch des Beschäftigten entscheidet. Wollen Sie das Homeoffice auf eine maximale Anzahl an Arbeitstagen beschränken? Oder soll das Homeoffice auch dem Einsparen von Büroflächen dienen und wollen Sie insofern gleich das sogenannte DeskSharingSystem mitregeln? Was muss der Mitarbeiter schon in seinem Antrag festlegen? Der entsprechende Antrag und die Zusatzvereinbarung mit den Arbeitnehmern sollten als Muster vorliegen.
Arbeits- und Ruhezeiten auch im Homeoffice
Überdenken Sie, ob die betriebliche Arbeitszeitregelungen im Homeoffice fortgelten sollen. Soll die mobile Arbeit auch zu Randzeiten früh morgens oder bis später abends möglich sein und daher eine andere Rahmenarbeitszeit gelten? Jedenfalls sind während der mobilen Arbeit immer die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes insbesondere zur täglichen Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. An Sonn- und Feiertagen ist keine mobile Arbeit gestattet. Zu klären ist ferner, wie die tägliche Arbeitszeit erfasst wird (z.B. durch Remotezugriff auf die Arbeitszeit erfassung, Login und Logout Daten…), wie die Buchung auf den Zeitkonten und wie die Aufzeichnung von Mehrarbeit erfolgt. Bei Mehrarbeit oder Arbeit zuschlags pflichtigen Zeiten gilt bei mobiler Arbeit mehr denn je, dass diese nur auf Anordnung bzw. mit Einwilligung des Vorgesetzten geleistet werden.
Sicherheits- und Datenschutz Fragen klären
Vereinbaren Sie, wie und wann der Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit erreichbar ist und dass auch an Homeoffice-Tagen die Anwesenheit spontan angeordnet werden kann. Daher muss der Mitarbeiter innerhalb einer überschaubaren Zeit ins Büro kommen können.Während des mobilen Arbeitens sind der Arbeitsschutz, Versicherungsschutz sowie Datenschutz sicherzustellen. Die Schutzbestimmungen gelten für den mobilen Arbeitsplatz entsprechend. Wenn z.B. der Mitarbeiter Zugriff auf rechnergestützten Anwendungen und Daten des Arbeitgebers erhält, dürfen keine Daten des Arbeitgebers oder des Servers involviert sein, sind die technischorganisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters zu kontrollieren.Zu regeln ist, ob die notwendigen technischen Arbeitsmittel für das mobile Arbeiten sowohl in der mobilen Arbeit als auch am betrieblichen Arbeitsplatz genutzt und (mit Ausnahme des Anschlusses, den der Mitarbeiter zur Verfügung stellen muss) vom Arbeitgeber kostenlos gestellt, eingerichtet und gewartet werden. Ferner sollten Sie bestimmen, ob der Mitarbeiter diese zum ausschließlich betrieblichen Gebrauch nur für die Dauer der angeordneten mobilen Arbeit führt. Die private Nutzung dieser Hardund Software ist auszuschließen und die Verwahrung, Rückgabe und Einsichtsschutz ist zu regeln. Bei Funktionsstörungen ist eine Rückkehr an den Arbeitsplatz vorzusehen.
Kommunikation und Informationsfluss klüger regeln
Und was ist nun beim Führen aus Distanz zu beachten? Nutzen Sie Ihre Erfahrungen aus der Coronazeit. Haben Sie bisher intuitiv oder informell informiert? Nun muss die Kommunikation geplant werden, um alle informiert zu halten: In regelmäßigen Video oder Telefonkonferenzen sollte das Team über den aktuellen Stand informiert werden. Hierzu eignen sich auch Gruppenchats, das digitale (Daily) Scrum oder Stand-up-Meeting. Bei der Aufgabenverteilung ist der Kommunikationsweg klug zu wählen: Bei komplexen Aufgaben mit vielen Mitarbeitern empfiehlt sich ein digitales Teamtreffen in Video oder Telefonkonferenzen, bei weniger Mitarbeitern der Griff zum Telefon (one to one). Je einfacher ein Thema, desto eher ist per E-Mail zu korrespondieren.
Die persönliche Situation der Mitarbeiter besser verstehen
Nicht nur die Kommunikation im Team muss bedacht werden, sondern auch die individuelle Situation der Kollegen: Können sich die Beschäftigten zuhause einen festen Arbeitsplatz einrichten? Wie ist die Versorgung von Kindern oder Angehörigen geregelt? Was bedeutet das für die Arbeitszeit und für die Länge von Pausen? Sollte man bestimmte Zeitspannen für Anrufe/Meetings planen, die Erreichbarkeit auf bestimmte Kanäle beschränken? Die Effizienz der Arbeitsleistung sollte ja gleichwertig mit der Präsenzarbeit sein.
Kontrollpunkte für Vertrauen schaffen
Mobile Arbeit erfordert vom Mitarbeiter mehr Selbststeuerung und schränkt die Kontrollmöglichkeiten der Führungskraft ein. Es braucht eine kluge Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle. Finden Sie daher Kontrollpunkte, die transparent und nachvollziehbar sind. Ferner sollten die Bedenken der Führungskraft (z.B. wie kann ich bei sehr eiligen Angelegenheiten die sofortige Bearbeitung anweisen?) und die Unsicherheiten des Mitarbeiters (Habe ich alle technischen Kenntnisse? Welche Ergebnisse erwartet mein Chef?) offen angesprochen werden. Das mobile Arbeiten ist auch neu: Neue Wege muss man ausprobieren mit dem Blick darauf, dass auch Fehler passieren können. Die Führungskraft muss dies verstehen und offen für Veränderung und Kreativität sein.
Auseinanderdriften vermeiden
Es fehlt das persönliche Wort und das informelle Zusammentreffen auf dem Flur und in der Kaffeeküche. Auch fehlt die direkte Wahrnehmung des anderen (Körperhaltung, Reaktionsweise…). Schließlich lässt der überwiegend schriftliche Kontakt viel mehr Raum für Missverständnisse: Unklarheiten werden nicht aufgedeckt oder angesprochen, sondern eigene Erklärungsmuster erstellt … und schon beginnt »die stille Post«.Beschränkt man also die Kommunikation auf dienstliche Angelegenheiten, werden Irritationen zu spät bemerkt und aufgefangen. Daher ist ganz bewusst die persönliche Ansprache zum einzelnen Mitarbeiter zu suchen. Gleiches gilt auch für den persönlichen Austausch im Team: Warum also nicht ein gemeinsames Feierabend-Bier im Videochat?
FAZIT