Aktuelle Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Coronavirus haben wir hier zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis:

1.Hygienemaßnahmen

2. Vorbeugende Maßnahmen bei Besprechungen/Reisetätigkeiten/Außenterminen

3. (Verdacht auf) Erkrankung eines Mitarbeiters?

4. Erhalten Mitarbeiter weiterhin Entgelt?

5. Home Office oder Freistellung als Alternative?

6. Können die Mitarbeiter die Arbeit verweigern?

7. Was passiert, wenn Kitas und Schulen schließen?

8. Kann wegen des Coronavirus Kurzarbeit angeordnet werden?

9. …und wenn der Ernstfall eintritt? Krisenplanung bei Quarantäne

Coronavirus: To-Do für Arbeitgeber

Der Coronavirus wurde von den zuständigen Stellen als gefährliche übertragbare Infektionskrankheit im Sinne des Gesetzes zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten bei Menschen (kurz: Infektionsschutzgesetz – IfSG) eingeordnet.

Was heißt dies für Sie als Arbeitgeber und was sollten Sie in Absprache mit Ihrem Betriebsrat/Personalrat/Mitarbeitervertretung schon jetzt tun? Darauf geben wir Ihnen in den folgenden FAQ Antwort.

Beziehen Sie den Betriebsrat/Personalrat/Mitarbeitervertretung offen in die Überlegungen ein, hier steht der Gesundheitsschutz der Mitarbeiter im Vordergrund.

1.Hygienemaßnahmen

Um der Gefahr einer Infektion oder Verbreitung des Coronavirus in Ihrer Belegschaft vorzubeugen, sollten Sie grundlegende Hygienemaßnahmen während der Zeit der Epidemie als Arbeitsanweisung vorgeben.

Hierzu gehört insbesondere eine Nieß- und Hustenetikette sowie eine ausreichende Händehygiene. Hierbei ist das regelmäßige Waschen der Hände (insbesondere nach Betreten des Unternehmens) wirksamer als die Desinfektion von Händen. Wir empfehlen hier (mindestens) eine Anwendung der entsprechenden Vorgaben des Robert-Koch-Instituts.

In besonders gefährdeten Tätigkeitsbereichen (beispielsweise an Flughäfen u.ä.) kann auch die Anordnung weiterer Maßnahmen (beispielsweise regelmäßige Desinfektion oder sogar Atemschutzmasken) in Frage kommen. Hierbei ist stets im Einzelfall zu prüfe, ob die Maßnahme verhältnismäßig ist. Entsprechende Mittel (die derzeit nur schwer zu beschaffen sind) müssen Sie als Arbeitgeber stellen.

Auf das Händeschütteln sollte verzichtet werden.

Die regelmäßige Reinigung und Belüftung von Büroräumen und Oberflächen sollte gewährleistet sein. Die Reinigung von Türklinken, Tastflächen und Wasserhähnen sollte intensiviert werden.

Tipp:

• Weisen Sie die Mitarbeiter per Dienstberatung/Aushang/E-Mail zur Einhaltung zumutbarer und verhältnismäßiger Infektionsschutzmaßnahmen an. Beteiligen Sie – sofern vorhanden – Betriebsrat/Personalrat/Mitarbeitervertretung frühzeitig bei den Überlegungen und vereinbaren Sie gemeinsame Regelungen.

2. Vorbeugende Maßnahmen bei Besprechungen/Reisetätigkeiten/Außenterminen

Ihre Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsleistung (auch die Teilnahme an Besprechungen und Reisetätigkeiten) wie bisher erbringen, wenn sie durch diese nicht unverhältnismäßig gefährdet werden. Prüfen Sie daher vor Außendienst- oder Reisetätigkeiten die Gefährdungslage und verschieben Sie die Reisen in Gefährdungsgebiete. Behalten Sie sich die Genehmigung von Dienstreisen abhängig von aktueller Infektionslage vor. Auch bei Rückkehr von Mitarbeitern aus diesen Gebieten sollte geprüft werden, ob die Mitarbeiter einige Tage im Home Office arbeiten, um einer Ansteckungsgefahr vorzubeugen.

Die Einschränkung von Teilnahmen an Veranstaltungen mit einer Vielzahl von Menschen kann helfen, das Infektions- bzw. Ansteckungsrisiko zu minimieren. Ordnen Sie an, dass Ihre Mitarbeiter vor der Teilnahme an Besprechungen, Schulungsmaßnahmen, Kongressen u.ä. mit z.B. über 20 Teilnehmern vorher eine Genehmigung einholen müssen, damit Sie die Gefährdungslage prüfen können. Der Mitarbeiter kann eine Teilnahme nur ablehnen, wenn es konkrete Anhaltspunkte für eine Gefährdung gibt.

Erwägen Sie den Vorrang digitaler Kommunikation (Video- oder Telefonkonferenzen, Telefon, E-Mail) und bei Dienstreisen ggf. den Vorrang von Reisen mit dem KFZ vor öffentlichen Verkehrsmitteln.

Bitten Sie die Mitarbeiter, von privaten Reisen in Gefährdungsgebiete und – wenn möglich – vom Kontakt zu (möglicherweise) infizierten Menschen Abstand zu nehmen.

Tipp:

• Prüfen Sie vor Außendienst- oder Reisetätigkeiten die Gefährdungslage und verschieben Sie gegebenenfalls Reisen in Gefährdungsgebiete oder ersetzen Sie diese durch virtuelle Meetings/Telefonkonferenzen u.ä.

3. (Verdacht auf) Erkrankung eines Mitarbeiters?

Die Prüfung, ob ein erkrankter Mitarbeiter tatsächlich am Coronavirus erkrankt ist oder „nur“ an einer Erkältung oder der Grippe leidet, kann in der Regel nur durch einen Labortest festgestellt werden. Bei entsprechenden Symptomen und dem Verdacht einer Infektion ist der Arzt nach dem Infektionsschutz verpflichtet, den Verdachtsfall dem Gesundheitsamt zu melden und die Laboruntersuchung einzuleiten.

Die zuständige Gesundheitsbehörde kann nach § 28 IfSG weitere Maßnahmen einleiten, insbesondere eine häusliche Quarantäne oder Isolierung im Krankenhaus anordnen und die Kontaktpersonen des Betroffenen (Kollegen) in diese Maßnahme einzubeziehen.

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber mitzuteilen, dass bei ihm der Verdacht einer Erkrankung mit dem Coronavirus bzw. einer Infizierung besteht, nur so ist der Arbeitgeber in der Lage, entsprechende Schutzmaßnahmen gegenüber den weiteren Mitarbeitern zu ergreifen.

Tipp:

• Bestimmen Sie einen zentralen Ansprechpartner für Verdachtsfälle/Krankheiten.

• Ordnen Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern für den Zeitraum der Corona-Epidemie nach § 5 Abs. 3 EFZG eine Pflicht zur Vorlage des ärztlichen Attests ab dem ersten Tag an, sodass mögliche Verdachtsfälle unter den Mitarbeitern schnellstmöglich ärztlich gewürdigt werden.

• Zudem sollten Sie die Mitarbeiter ausdrücklich anweisen, Ihnen bei einem entsprechenden Verdacht und bei Feststellung der Erkrankung unverzüglich Bescheid zu geben. Gleiches gilt, wenn die Mitarbeiter einen Verdachts- oder Erkrankungsfall im näheren Umfeld haben und damit die Gefahr einer eigenen Infektion besteht.

4. Erhalten Mitarbeiter weiterhin Entgelt?

Sofern eine Krankschreibung vorliegt, erhalten die Mitarbeiter – wie sonst auch – für einen Zeitraum von bis zu sechs Wochen nach § 3 EFZG ihr Arbeitsentgelt fortgezahlt. Sollte die Erkrankung über diese sechs Wochen hinweg andauern (und keine arbeitsvertragliche, tarifvertragliche oder sonstige Sonderregelung bestehen), endet die Entgeltfortzahlungspflicht, die Mitarbeiter haben dann Anspruch auf Krankengeld gegenüber ihrer Krankenkasse.

Sind die Mitarbeiter dagegen noch nicht oder nicht mehr arbeitsunfähig, jedoch trotzdem aufgrund einer behördlichen Anordnung von der weiteren Ausübung der Tätigkeit ausgeschlossen, erhalten sie eine Entschädigung gemäß § 56 IfSG, in den ersten sechs Wochen in Höhe des Verdienstausfalles (Nettoentgelt), danach in Höhe des Krankengeldes. Diese Entschädigung zahlen zunächst Sie als Arbeitgeber, ebenso haben Sie die Beiträge zur Sozialversicherung abzuführen. Sie können jedoch bei der zuständigen Behörde, in Sachsen der Landesdirektion, die Erstattung sowohl des Nettoentgelts als auch der abgeführten Sozialversicherungsbeiträge beantragen. Dies muss aber innerhalb einer Frist von drei Monaten beantragt werden. Die entsprechenden Formulare erhalten Sie bei den zuständigen Behörden; für Sachsen sind diese hier abrufbar: https://www.lds.sachsen.de/soziales

Dies gilt nicht, wenn Ihr Betrieb insgesamt aufgrund behördlicher Anordnung geschlossen wird, insbesondere bei sogenannten Gemeinschaftseinrichtungen nach § 33 IfSG oder wenn die Schließung nach § 28 IfSG angeordnet wird um größere Menschenansammlungen zu vermeiden. Diese Schließungen unterfallen dem Betriebsrisiko des Arbeitgebers, sodass nach § 615 S. 3 BGB das Entgelt fortzuzahlen ist. Hier hilft z.B. die Kurzarbeit.

Sofern Sie nur vorsorglich ohne behördliche Anordnung den Betrieb schließen. bleibt es bei Ihrer Lohnfortzahlungspflicht ohne Erstattungsanspruch.

Gleiches gilt, wenn der Ausfall sich wenige Tage beschränkt oder nur wenige Mitarbeiter betrifft und damit die zuständigen Behörden den Ausfall als vorübergehende Verhinderung im Sinne des § 616 BGB ansehen (und diese Vorschrift nicht durch Arbeitsvertrag oder kollektivrechtliche Regelungen ausgeschlossen oder eingeschränkt wurde). Sollten dieser Fall eintreten, sehen wir aber Argumentationsspielraum abhängig von den Einzelfallumständen.

Tipp:

• Sofern Sie die Entgeltfortzahlung nach § 616 BGB nicht bereits eingeschränkt oder ausgeschlossen haben, sollten Sie bereits jetzt für den Fall einer behördlichen Maßnahme nach dem IfSG einen Ausschluss mit den Mitarbeitern vereinbaren.

•Unabhängig davon sollten Sie in jeden Fall den Antrag auf Erstattung stellen.

•Arbeitgeber können einen Vorschuss für die Entgeltzahlungen verlangen (§ 56 Abs. 12 IfSG). Das kann insbesondere kleineren Unternehmen helfen und existenziell wichtig sein.

•Alternativ sollten Sie Kurzarbeitergeld beantragen, wenn Ihr Betrieb (teilweise) geschlossen wird.

5. Home Office oder Freistellung als Alternative?

Sofern noch nicht geschehen, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Tätigkeit im Home Office bereits präventiv vereinbaren.

Sofern Sie arbeitsvertraglich nicht nur Ihre Betriebsräumlichkeiten als Arbeitsort vereinbart haben, können Sie aus unserer Sicht in diesem Fall die Tätigkeit im Home Office verübergehend einseitig anweisen, sofern die Arbeit zu Hause dem Mitarbeiter möglich und zumutbar ist. Die Beteiligungsrechte von Betriebsrat/Personalrat/Mitarbeitervertretung sind zu beachten.

Falls Sie kein Home Office anweisen können und die Mitarbeiter trotzdem nicht weiter im Unternehmen beschäftigen wollen oder können, müssen Sie das Entgelt – auch ohne Arbeitsleistung der Mitarbeiter – fortzahlen. Im Rahmen der bei Ihnen  geltenden Regelungen sollten zunächst bestehende Arbeitszeitguthaben eingesetzt werden.

Tipp:

•Bereiten Sie eine kurze Vereinbarung zur Tätigkeit im Home Office vor und treffen Sie vorbeugende Maßnahmen, um mit geringem Zeitaufwand zeitnah ein Home Office umsetzen zu können.

•Falls ein Home Office nicht umsetzbar ist und Ihr Betrieb geschlossen werden muss, versuchen Sie mit den Mitarbeitern eine Freistellung oder Urlaub zu vereinbaren.

6. Können die Mitarbeiter die Arbeit verweigern?

Die Mitarbeiter müssen zur Arbeit erscheinen, auch wenn sich die Mitarbeiter vor einer Ansteckung auf dem Arbeitsweg oder während ihrer Tätigkeit fürchten.

Ausnahmen bestehen bei behördlichen Quarantänemaßnahmen, wenn eine Freistellung bzw. das Home Office vereinbart ist und ansonsten nur bei konkreten Anhaltspunkten der Infektionsgefahr in Ihrem Unternehmen.

Ansonsten haben die Mitarbeiter keinen Anspruch darauf, die Arbeit zu verweigern oder von zu Hause aus zu arbeiten. Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit erscheinen, müssen arbeitsrechtliche Konsequenzen befürchten und erhalten keinen Lohn.

Tipp:

•Falls Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheinen können oder wollen, versuchen Sie mit diesen eine anderweitige Erbringung der Tätigkeit (Home Office) oder aber eine Freistellung unter Anrechnung auf Mehrausgleichs- oder Urlaubsansprüche zu vereinbaren.

7. Was passiert, wenn Kitas und Schulen schließen?

Sollten Schulen oder Kitas schließen und Mitarbeiter wegen der fehlenden Möglichkeiten anderweitiger Betreuung ihrer Kinder nicht zur Arbeit erscheinen können, kommt eine Entgeltfortzahlung nach § 616 BGB in Betracht, sofern dessen Anwendung nicht durch Arbeitsvertrag oder Kollektivvereinbarungen eingeschränkt oder ausgeschlossen ist. Selbst bei Geltung, müssen sich die Mitarbeiter zunächst um eine anderweitige Betreuung kümmern. Eine Lohnfortzahlung kommt nur in Betracht, wenn die Betreuung nicht anders geregelt werden konnte, die Betreuung des Kindes notwendig ist (hiervon ist in der Regel bis zum Alter von 12 Jahren auszugehen) und der Mitarbeiter nur wenige Tage ausfällt. Bei einem längeren Ausfall scheidet eine Entgeltfortzahlungspflicht schon von Beginn an aus.

Nunmehr hat aber am 27.3.2020 das „Gesetz zum Schutz der Bevölkerung bei einer epidemischen Lage von nationaler Tragweite“ den § 56 Infektionsschutzgesetz neu gefasst und eine Entschädigungsregelung für Eltern vorgesehen, die wegen der notwendigen Kinderbetreuung während einer Pandemie Verdienstausfälle erleiden.

Wenn ein Kind tatsächlich am Coronavirus erkrankt: In diesem Fall gelten die gesetzlichen Regelungen zum sogenannten „Kind-Krank“.

Tipp:

• Bitten Sie die Mitarbeiter, eine alternative Betreuung der Kinder bei Schließung von Schulen und Kitas sicherzustellen oder vereinbaren Sie schon jetzt die Arbeit im Home Office bzw. Urlaubs- oder Mehrarbeitsabgeltung für diesen Fall.

• Alternativ kann (insbesondere in großen Unternehmen) auch ein eigenen Angebot der Kinderbetreuung als Notfalllösung vorbereitet werden.

8. Kann wegen des Coronavirus Kurzarbeit angeordnet werden?

Sofern wegen der Coronavirus-Epidemie Arbeitsausfall entsteht, beispielsweise weil Produkte aus China aufgrund von Betriebsstilllegungen oder Sicherheitsmaßnahmen nicht (rechtzeitig) angeliefert werden, kommt die Anordnung von Kurzarbeit in Frage.

Kurzarbeit erfordert nach § 96 Abs. 1 Nr. 1 SGB III grundsätzlich das Vorliegen eines Arbeitsausfalles aufgrund eines unabwendbaren Ereignisses oder aus wirtschaftlichen Gründen. Dies wird bei Auftrags- oder Rohstoffmangel aufgrund des Coronavirus in der Regel anzunehmen sein, entsprechend haben sich beispielsweise auch bereits die Bundesagentur für Arbeit und die Generaldirektion Baden-Württemberg positioniert.

Eine Anordnung von Kurzarbeit ist jedoch nur im Einverständnis mit den Mitarbeitern oder bei einer entsprechenden Regelung im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung order in einem Tarifvertrag möglich.

Tipp:

• Sofern Kurzarbeit notwendig wird, sollte zeitnah der Kontakt zur zuständigen örtlichen Arbeitsagentur gesucht werden um die Voraussetzungen und Antragsmodalitäten zu klären.

• Schauen Sie jetzt in Ihre tarifvertraglichen und arbeitsvertraglichen Regelungen. Sofern keine Regelung zur Kurzarbeit und zum einseitigen Anordnungsrecht besteht, sollte mit dem Betriebsrat/Mitarbeitervertretung/Personalrat bzw. (sollte es diesen nicht geben) mit den Mitarbeitern eine einvernehmliche Lösung zur Kurzarbeit gesucht werden. Wir helfen gern!

• Zeigen Sie den Arbeitsanfall der Arbeitsagentur an und fügen Sie die Vereinbarung mit dem Betriebsrat/Mitarbeitervertretung/Personalrat bzw. den betroffenen Mitarbeitern bei.

• Aber Achtung! Das Kurzarbeitergeld kann erst ab dem Monat des Anzeigenzugangs gewährt werden. Vielleicht ist Eile geboten, um noch Kurzarbeitergeld in diesem Monat zu erhalten.

• Vereinbaren Sie mit dem Betriebsrat/Mitarbeitervertretung/Personalrat bzw. den betroffenen Mitarbeitern, wann das Kurzarbeitergeld gezahlt wird. Beachten Sie dabei, dass die Berechnung von Ihnen als Arbeitgeber erst nach Ablauf des Monats erfolgen kann. Daher sollte es am Anfang des Folgemonats gezahlt werden.

• Führen Sie Arbeitszeitnachweise für alle von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter.

• Die Erstattung des Kurzarbeitergelds für jeden Monat muss von Ihnen bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Dies ist eine Ausschlussfrist!

• Nähere Informationen finden Sie unter: https://www.arbeitsagentur.de/kurzarbeit .

9. …und wenn der Ernstfall eintritt? Krisenplanung und Quarantäne

Erstellen Sie für den Fall einer Quarantäneanordnung schon jetzt einen Krisenplan, in dem die Arbeitsabläufe bei Quarantäne abgebildet sind.

z.B.

• Welche Bereiche sind zu schließen?

• Wie sind die Mitarbeiter zu unterrichten?

• Wer kann oder muss Home Office machen? Treffen Sie vorbeugende Maßnahmen, um mit geringem Zeitaufwand zeitnah ein Home Office umsetzen zu können.

• Wer übernimmt das Telefon (Rufumleitungen/Ansagen auf dem Anrufbeantworter)?

• Was passiert mit der Post/Fax/Maileingang?

• Sind alle erforderlichen Kontaktdaten (datenschutzgerecht) hinterlegt?