Pandemiebedingte Anpassungen der Aufsichtsgremientätigkeit

Von: Anita Wehnert

Die Pandemie beeinflusst zwangsläufig auch die Aufsichtsgremientätigkeit innerhalb des Unternehmens. Wie in nahezu allen Lebensbereichen sind Anpassungen zum bisher gewohnten Verfahrensgang notwendig. Nur dies sichert die Handlungsfähigkeit des Gremiums und damit gleichzeitig die pflichtgemäße und haftungsentlastende Ausübung des Mandats.

Jedes Mitglied eines Aufsichtsgremiums ist daher angehalten, sich über die entsprechenden Möglichkeiten und ggf. auch Notwendigkeiten zu informieren.

Ausgangspunkt ist, dass Aufsichtsgremien, wie der Aufsichtsrat, in Sitzungen beraten und durch Beschluss entscheiden. Das Gesetz geht von Präsenzsitzungen aus. Ausnahmsweise gestattet sind schriftliche, fernmündliche oder vergleichbare Formen der Beschlussfassung, wenn und soweit dem nicht widersprochen wird. Ungeachtet eines Widerspruchs können die Satzung und/oder die Geschäftsordnung des Aufsichtsgremiums dies gestatten und hierzu näheres bestimmen. Dies ermöglichte auch bislang den schriftlichen Umlaufbeschluss (in der Regel für Eilentscheidungen genutzt),  Telefonkonferenzen und Sitzungen sowie Abstimmungen per Onlinemeeting. Selbst eine kombinierte Beschlussfassung aus den verschiedenen Verfahrensarten wird dem Grunde nach für zulässig angesehen, wobei die Einzelheiten strittig sind. Jedenfalls dürfen nach den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex diese Alternativformen zur Präsenzsitzung normalerweise nicht der Regelfall sein. Was bedeutet dies in Zeiten der Pandemie?

Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVMG) zunächst Handlungsbedarf für Gremiensitzungen erkannt und einige Sonderregelungen geschaffen. Diese gelten bis 31.12.2021. Fokussiert wird jedoch dort lediglich die Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung. Für Sitzungen und Beschlussfassungen von Aufsichtsgremien gibt es lediglich eine einzige Ausnahmebestimmung für die Erteilung der Zustimmung zu den nach COVMG vom Vorstand zu treffenden Entscheidungen. Für die „normale“ Sitzungstätigkeit finden sich keine Bestimmungen. Hierzu sind die landesspezifischen Corona-Schutz-Verordnungen zu befragen. Die Sächsische Corona-Schutz-Verordnung (Stand 05.03.2021) nimmt  notwendige Gremiensitzungen juristischer Personen des öffentlichen und privaten Rechts von den Kontakt- und Ausgangsbeschränkungen aus, so dass lediglich die allgemeinen Schutzpflichten (Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes, Abstandsregelungen) einzuhalten sind. Das bedeutet, dass diese Sitzungen in der Regelform der Präsenzsitzung stattfinden können. Unter notwendigen Gremiensitzungen wird man Beratungen und Entscheidungen zu unaufschiebbaren und für die Gesellschaft wesentlichen Tagesordnungspunkten verstehen. Auch dies ist im jeweiligen Einzelfall zu beurteilen. Das führt zur Umkehr des Regel-Ausnahme-Verhältnisses von Präsenzsitzung und alternativen Formen. Hierfür sollten zum einen klare Rechtsgrundlagen geschaffen werden, zum anderen die notwendigen tatsächlichen Voraussetzungen, z.B. technische Ausstattung, sichergestellt werden.

Unternehmen sind daher gut beraten, sich ausgehend von der derzeitigen Sondersituation auch für die Zukunft im Hinblick auf alternative Sitzungsformen zu wappnen. Die durch die Pandemie ausgelösten Impulse sollten diesbezüglich positiv für die Zukunft genutzt werden. So kann das Gremium kontinuierlich und zeitgemäß handlungsfähig  bleiben. Als Alternative einer konkreten Satzungsregelung empfiehlt sich eine bloße Öffnungsklausel, die dazu ermächtigt, in der Geschäftsordnung des Gremiums die näheren Einzelheiten zu regeln. Hierdurch sind Änderungen bzw. flexible Reaktionen auf situationsbedingte Anpassungen leichter möglich, da hierfür keine der Satzungsänderung vergleichbaren besonderen Mehrheits- oder Formerfordernisse eingehalten werden müssen.

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