Betriebssoftware im Homeoffice

Im Homeoffice kommt es schnell zu einer Vermischung zwischen der Hard- und Software des Unternehmens und der privaten Hard- und Software des Mitarbeiters. Die Verwendung von Software zu einem anderen als dem vertraglich vereinbarten Zweck, kann zu teuren Nachvergütungsansprüchen des Lizenzgebers führen.

Was ist zu beachten, wenn der Arbeitnehmer Unternehmenssoftware auf seinem privaten Gerät nutzt?

Ob der Einsatz von Unternehmenssoftware auf privaten Endgeräten von der bestehenden Lizenz erfasst ist oder eine Nachlizenzierung erforderlich ist, hängt u.a. von dem im Lizenzvertrag konkret verwendeten Begriff des Nutzers ab. Verschiedene Lizenzmodelle verwenden verschiedene Nutzerbegriffe.

– Grundsätzlich kann zwischen Lizenzen unterschieden werden, die einem Mitarbeiter persönlich zugeordnet werden und solchen, die von verschiedenen Mitarbeitern, nicht personengebunden, genutzt werden können.

– Im Falle der sog. „named User“- Lizenz ist die Softwarelizenz einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Diesem ist oftmals die Nutzung der Software auf zwei Endgeräten (bspw. dem PC im Unternehmen und dem Laptop zuhause) gestattet. In diesen Fällen sollte sichergestellt sein, dass das Programm nicht auf beiden Geräten gleichzeitig genutzt wird. In der Regel verhindert die Software automatisch eine doppelte Anmeldung. Außerdem bedeutet die Möglichkeit der Verwendung auf dem privaten Gerät nicht automatisch auch die Erlaubnis des Gebrauchs zu privaten Zwecken. Diese hängt von den im Einzelfall vereinbarten Lizenzbedingungen ab.

– Verfügt das Unternehmen über sog. Volumenlizenzen oder Mehrplatzlizenzen, kann die Installation des Programms auf dem privaten Gerät eine Vervielfältigung darstellen, die in der Regel nicht von dem Lizenzpaket umfasst und daher zu vermeiden ist.

Ist die betriebliche Nutzung von Software erlaubt, die auf privaten Geräten installiert ist?

Privat durch den Mitarbeiter erworbene Software umfasst in der Regel einfache, nicht übertragbare Nutzungsrechte, die auf eine private Nutzung beschränkt sind. Die betriebliche Nutzung ist also in der Regel ausgeschlossen. Je nach Ausgestaltung der Lizenzbedingungen, kann schon die Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk unzulässig sein. Soll die Software dennoch zu betrieblichen Zwecken verwendet werden, kann es daher notwendig sein, dass das Unternehmen für die entsprechende Software zusätzliche Lizenzen erwirbt.

Fazit:

– Kommt es zu einer Überschneidung von betrieblicher Software und privater Software und/oder Hardware sollten die bestehenden Lizenzen und deren Bedingungen im Hinblick auf die tatsächliche Nutzung überprüft werden.

– Für kostenlose Software ist in der Regel nur die private Nutzung vorgesehen. Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass die Nutzung für betriebliche Zwecke zu unterbleiben hat.